Faturas recebidas por email → Google Drive + folha de registo

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Como fazer no Make, passo a passo

O Make funciona no browser: crias um cenário com os módulos abaixo, ligas as tuas contas e escolhes os campos com o rato, sem código.

Estrutura do cenário

Gmail “Watch emails” → Gmail “List email attachments and media” → Flow control “Iterator” (se necessário) → Google Drive “Upload a File” → Google Sheets “Add a Row”

Gatilho

Agendado (o Make verifica a caixa de email no intervalo que escolheres).

Plano Make

Funciona no plano Free do Make (1.000 créditos/mês e intervalo mínimo de 15 minutos entre execuções agendadas). Em regra, cada módulo executado gasta 1 crédito. Aqui, cada fatura gasta vários créditos (um por módulo e por anexo). Se recebes muitas faturas por mês, o Core (a partir de 9 US$/mês) dá a partir de 10.000 créditos/mês.

Passos

1. Cria no Google Drive a pasta “Faturas recebidas” e uma Google Sheet com os cabeçalhos Data, Remetente, Assunto e Ficheiro na linha 1.
2. No Make, cria um cenário novo (Create a new scenario) e adiciona o módulo Gmail → Watch emails. Carrega em Create a connection e depois em Sign in with Google.
3. No Watch emails, em Filter type escolhe Gmail filter e escreve a pesquisa: has:attachment subject:fatura filename:pdf. Ativa “Only emails with attachments/media” e põe um Limit baixo (por exemplo, 10).
4. Adiciona Gmail → List email attachments and media. Em Message ID mapeia o ID do email que vem do Watch emails, inclui os anexos e ativa “Return media or attachment file data” para receberes o ficheiro.
5. Se os anexos chegarem como uma lista dentro de um só pacote (bundle), acrescenta Flow control → Iterator e escolhe essa lista no campo Array: assim cada PDF é tratado à vez.
6. Adiciona Google Drive → Upload a File: escolhe a pasta “Faturas recebidas” e mapeia o nome e os dados do anexo. Para não haver nomes repetidos, junta a data do email ao nome do ficheiro.
7. Adiciona Google Sheets → Add a Row: escolhe a folha e mapeia Data, Remetente e Assunto (do Watch emails) e Ficheiro (o link do ficheiro devolvido pelo Upload a File).
8. Carrega em Run once e envia a ti próprio um email com um PDF e o assunto “Fatura teste”. Confirma o ficheiro no Drive e a nova linha na folha.
9. Abre o agendamento (por defeito, “Every 15 minutes”), escolhe a frequência (de hora a hora chega para faturas), guarda e ativa o cenário.

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Podes começar no plano grátis do Make (1.000 créditos/mês) e, ao criares conta por este link, tens 1 mês grátis do plano Core. Link de afiliado (saber mais).

Os nomes dos módulos estão em inglês, tal como aparecem no Make. Ainda não temos blueprint Make para descarregar: segue os passos indicados.